盡早寫下麻煩又容易忘記的出處
寫完訊息後，再來就是出處。寫下出處可以把「你想說的話，究竟是以哪些資料為根據」作釐清。
簡報製作可以說是一種逆向工程（Reverse Engineering）。一方面，我們從上往下，闡述自己想說的話（＝訊息）。同時我們也由下往上，從我們依據的資料（＝出處）去看看有沒有什麼可以使 用的材料。這種作業就像從東西兩頭同時開挖、最後在中間碰頭的隧道一樣。寫下出處，可以幫助我們打好由下往上的基礎。
我之所以強調要盡早在簡報的第三步驟寫下出處，原因在於：如果最後才來補出處，一定會忘記。等你開始習慣做簡報後，你會發現記載出處這件事很麻煩， 會干擾整個簡報的製作節奏。無論是報導的標題、發表時間、發表的公司等等都要一一查清，寫進簡報裡，是一件很繁瑣的作業。有時候在深夜製作簡報，發現作者 的名字裡有個罕見的字怎麼打都打不出來，當下真是無奈極了。可是這部分如果不趁早做，之後你會更不想做。所以，請一定要在製作簡報的前期趁早解決掉。
3.好訊息的三大條件
簡報的好壞取決於訊息
看到這裡，讀者應該已經更清楚了解訊息之於簡報的重要性了吧？沒錯，製作簡報時，清楚表達「你到底想說什麼（訊息）」是一件很重要的事。反過來說，一份好的簡報所表達的「訊息一定要清楚明確」，同時有極具說服力的圖表和概念圖來支撐它。
稍後我會說明如何製作圖表與概念圖，現在先來解釋什麼樣的訊息才是「成功的訊息」，以及如何寫出這樣的訊息。
首先說明成功訊息的條件如下：
條件① 一張投影片只放一個訊息
條件② 意見清楚明快（＝設定立場）
條件③ 簡短（＝重點明確）
條件①一張投影片只放一個訊息
請大家記得，一張投影片只能擺一個訊息。就像我之前說過的，在製作簡報時，「訊息」是比什麼都重要的元素，所以沒擺上任何訊息是無法讓人接受的作 法。可是放眼當今商場，還是有很多沒有訊息的簡報被大量生產出來。既然沒寫任何訊息，那就意味著沒有任何「想傳達的事」，也就是說，沒有任何事情需要溝 通，這已經不是簡報製作技術這種層面的問題了，而是更深層而根本的議題。
另外，也要請大家避免在同一張投影片裡傳達兩項以上的訊息。在進行簡報時，簡報者的說明速度必須跟聽者的理解速度同步，如果你在同一張投影片裡塞進 兩種以上的訊息，會干擾到聽者的理解節奏。我們所追求的是連續性地、藉由一張張投影片傳達一則又一則的明確訊息，讓聽者能跟上我們的講解速度。
因此請記得，每一張投影片只能有一則訊息。
條件②意見清楚明快（＝設定立場）
第二件請大家注意的是，「意見要清楚明快」。這是傳達訊息時最重要的一點，也是我在二十幾歲時、從親身經歷中深刻體認到的經驗。
一九九○年代中期到後期這段時間，頂尖廣告公司電通在各大比稿中，一次又一次輸給了博報堂。我想現在應該已經過了追訴期，我就坦白說吧—當時我在兩 家公司的行銷企畫部門都有熟人，因此弄到這兩家公司的比稿提案書來比較。現在想想，當時那樣的舉動真是危險。總之，我比對了大概七份左右的提案書，發現電 通跟博報堂在這些戰役中最大的不同點，在於他們所提出來的「意見明快」程度不同。
博報堂的提案書裡，每一頁都清楚闡明他們「想說什麼？」「想提出什麼建議？」相對之下，電通的提案書裡只有「顧客分析結果」「市場區別分布圖」等 等，簡報裡只寫了圖表跟概念圖的標題，至於想從這些分析跟資訊裡提出什麼建議，則連一個字也沒寫。也就是說，他們並沒有從分析的結果裡提出建言，只是「把 分析出來的內容寫下來而已」，落入了這種典型的失敗模式。
請大家看一下圖4。這張投影片提供的訊息是「就兩百多家門市進行的營業利益率與銷售成長率分析」，內容則是以營業利益率與銷售成長率製成的散布圖。
的確，它符合「一張投影片＝一則訊息」的前提要件，可是它想表達的訊息真的如字面所述嗎？從它的分析結果中，我們可以發現很多門市的營業利益已經出 現赤字，其中甚至有不少門市連營業額都出現負成長，看來沒什麼希望轉虧為盈，既然如此，這張投影片的標題應該改成「關閉營業赤字與負成長門市，將資源分散 出去」才對吧？
「訊息曖昧、立場不清」是個很容易落入的陷阱，我想所有人幾乎都掉進去過一次，而大部分的人都沒辦法爬出來。為什麼？簡單來說，就是缺乏勇氣。
從某些資訊提出「果斷」的建言，其實很需要勇氣。如果只是把分析出來的結果提供出去，而不提出建議或解釋，這種態度則是「把解釋權交給對方」。至於 為什麼要把解釋權交給對方？當然是因為擔心雙方對於事情有不同的解讀而發生摩擦，也就是說，其實是想討好對方，所以沒辦法解釋。然而不解釋，便無法提出清 楚的訊息；不提出訊息，於是就輸掉了比稿。
如果想阻止這種惡性循環，就必須解釋你手上的資料，大膽提出建言，用力表明「我是這麼想的」。究竟要往右或往左？態度要清楚。也就是說，必須要「設定立場」。
我發現很多年輕人雖然「會做分析，但不會設定立場」，這真的很可惜。如果不設定立場，這些輔助性的分析就沒辦法讓你看清楚下一步該往哪裡走。
「設定立場」等於是向立場相反的人提出挑戰。而為了要打贏這場仗，你會拚命鞏固自己的立場。因此，設定立場跟成果的品質好壞之間，有著非常基本的關連。
條件③簡短（＝重點明確）
最後一個條件是簡短。訊息的字數請控制在三十個字左右，長一點的句子也請控制在六十個字以內。
以三十個字來說，如果你用的是20p大小的字體，大約會占A4投影片的一行左右。或許你覺得一行好像很短，不過我收錄在這本書大約一百張的範例中，只有十張左右的訊息長達兩行，其他九成都只靠一行字就清楚闡述了它們的理念。我想，你應該看得出「一行」絕不是不可能的事。
如果你的訊息無論如何就是沒辦法在兩行內結束的話，可能是「你想表達的重點還不夠清楚」（違反條件②「意見清楚明快」），或者「你把太多資訊擺在同 一張投影片內」（違反條件①「一張投影片只放一個訊息」）。如果是前者，你有必要重新思考「想傳達的訊息到底是什麼？」如果是後者，就要把訊息切成兩半， 分成兩張投影片來講。
(摘自： 科專計畫 分享站)
參考文獻：
1跨世界刺繡與文化創意產業發展計畫
2「文化創意產業」發展計畫
3創意台灣—文化創意產業發展方案行動計畫
資料來源：天下雜誌
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